还记得,上一篇还在说着New Year Resolution,转眼间,2016年的第一个月就已经来到了尾声。你的新年决志进行得怎么样?是否都依照着你的计划在跑呢?

这一期,让我们来聊一聊这个有趣的话题。在刚过去的小组会议里,其中一位经理提出了他在电邮传达信息方面所遇到的问题,他说:“我希望大家可以仔细阅读我的电邮,然后确认并回复。”

他话语刚落,其中一位同事就说:“我已经尝试了,可是有时候邮件实在是太多了!偶尔遗漏一些也没有什么大不了。”

这个答案,听起来好像再普遍不过,大家不都面对同样的问题吗?可是,这事件,不禁让我进一步想:“真的是这样吗?”

然后,我回想起本身在一年前的某个经历。当时,我参与一项活动,需要同时与40人沟通合作,以确保活动可以顺利进行。参与者中不乏拥有良好信誉的人,有些则具有极高的社会地位,还有一般被统称为C-Level的公司高层;当中也包括了中层管理与行政人员以及社会新鲜人等。

透过这一次的活动合作,倒让我发现了一个挺有趣的事情。每当我寄出电邮,你认为谁会先回复呢?出乎我意料之外,一般上,最快的回复来自于那些最忙碌以及处于高职位的人。

“那是因为他们有秘书代劳嘛!”也许,你会这么争辩。而事实上,在他们当中,有些是亲自回复我的电邮。

从这个经历里,我发现成功人士都有一个好习惯,他们很少会把事情拖延,尤其是工作上。要么他们马上处理,要不然就是想办法把事情办妥,就比如说增加额外的人手、设立新系统,目的就是要让事情可以顺利进行。

这时候,我们是否应该要想一想,是真的因为超级忙碌而“偶尔遗漏”了吗?又或者是因为喜欢拖延或懒惰的本性影响了你的行动?你又是否有想过,其实这些你认为无所谓的“疏忽”,会让人对你的印象打折扣分?

也许,你还是想继续争辩:“那堆积如山的工作,排山倒海地向我倒过来,早就已经喘不过气来,时间根本就不够用,哪里能够全部电邮都回复呢?”

下一次,当你这么想的时候,或者试试从这个角度去探讨:与其将时间花在社交媒体上,就好比在脸书上公告天下你今天到哪里用午餐,又或者忙着关注他人的贴文,或是花时间浏览他人的社交网站户头做背景调查等等;倒不如将这些时间用在回复跟工作相关的电邮上,那不是更好吗?

就如标题所说,回不回复,只是选择。

 

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Written by Chui Ling
As appeared in China Press Pink Biz
First published 6 Feb 2016

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